Rapport d’inspection de mobilier – Contrôle qualité avant expédition de meubles en osier (rotin synthétique) du Vietnam

Suite à l’énorme succès de notre précédent article sur “Les Pièges et Opportunités dans l’Importation de Meubles du Vietnam“, en voici un nouveau qui vous intéressera sûrement. L’expérience est réelle : de vrais meubles et des problèmes tangibles. Cette expédition pourrait être la vôtre 🙂

L’un de nos partenaires (un détaillant commerçant de meubles de Finlande) nous a demandé de mener à bien le CQ (contrôle qualité – QC quality control en anglais) d’une commande faite à un nouveau fournisseur de meubles en rotin synthétique basé au Vietnam.

Le contrôle et la vérification d’un conteneur plein (« 40 foot HC », soit un conteneur de 12 mètres de large, un conteneur de 40 pieds) peut prendre beaucoup de temps si cela est fait avec soin. A cause de la chaleur frémissante de l’intérieur d’une usine avec peu ou pas de ventilation, cela peut même devenir un véritable défi.

Préparation d’une inspection de meubles d’un tiers avant l’expédition du Vietnam vers l’Europe

Avant le jour de l’inspection, plusieurs éléments doivent être vérifiés et des préparatifs doivent être effectués.

Voici la liste des éléments que nous avons demandés dans un email à l’usine de production de meubles pour notre client :

“Pour que nous puissions nous préparer en conséquence, veuillez nous confirmer ou fournir les informations suivantes :

1) Code SH (HS en anglais) des produits.
2) La date à laquelle tous les produits seront disponibles pour le CQ, ils doivent aussi être emballés pour que je puisse vérifier l’emballage (ou être emballés juste après le CQ, dans un délais raisonnable). Je vais choisir au moins un ensemble complet de chaque modèle (12 modèles différents de cette commande), je dois être en mesure de choisir chaque unité/article au hasard.
3) La date à laquelle les articles seront chargés dans les conteneurs, je veux être présent du début à la fin du chargement.
4) Veuillez m’envoyer un échantillon de vos marques d’expédition standard pour l’un des modèles de cette commande, par exemple DL-S160-166.
5) Veuillez me faire parvenir une copie de toutes les instructions de montage le cas échéant (je vois que DL-D44-45 est « K/D », peut-être avez-vous des instructions pour ce modèle).
6) Tous les coussins (assise et dossier), ainsi que les oreillers et les coussins lombaires de chaque modèle doivent être disponibles au moment du CQ, je ne peux pas valider le CQ s’ils ne sont pas disponibles et correctement emballés avec chaque élément.
7) L’adresse du site de production où le CQ sera effectué.
8) Veuillez confirmer qu’il y aura un espace vaste et parfaitement plat disponible (afin que nous puissions voir si le mobilier est correctement équilibré sur le sol) pour que nous fassions notre test dans de bonnes conditions.”

En théorie, les éléments ci-dessus semblent faciles à obtenir… et bien pas vraiment. Voici la réponse encourageante que nous avons reçu de l’usine et nos commentaires :

1/ Code SH: 9403 8100 90

==> Ce code SH fourni par l’usine n’est en fait pas bon et conduirait à 5,6% de taxe douanière à l’entrée en l’Europe ! Jetez un petit coup d’œil ici (ressource utile lors de l’importation de meubles en Europe): http://madb.europa.eu/madb/tariffLibDetailPubli.htm?langId=EN&datacat_id=AT&countryid=&submit=Search&countries=VN&hscode=9403810090). Après une seconde vérification avec l’agent des douanes de notre client, voici leur réponse :

“Vous aviez raison sur les codes SH; Mobilier pour salle à manger; 94.03.70.00.90 et Mobilier pour salon; 94.01.80.00.00. Comme vous l’avez dit, le code donné par DL signifie bambou et rotin, pas rotin synthétique. Avec les codes ci-dessus, il n’y aura pas de taxe.”
Il est tout à fait surprenant que le producteur de marchandises ne connaisse pas le code SH approprié pour ses produits, cette erreur a presque coûté à notre client 5,6% en taxe d’importation vers l’UE.

2/ CQ : 25-03-2015. Autre chose, un article passera en laboratoire pour des tests complémentaires. Il faut 1 semaine pour les effectuer.

==> Aucun test de laboratoire n’était pourtant nécessaire, ce qui semble donc être une piètre excuse pour retarder ce produit pendant une semaine. Peu de fournisseurs effectueraient des tests de laboratoire s’ils ne sont pas nécessaires et ceux-ci enverraient certainement la facture à leur client. (Aucune facture, donc nous supposons qu’aucun test n’a eu lieu. Aucun certificat de laboratoire disponible d’ailleurs).

3/ Date de chargement du conteneur: 26-03-2015

Après confirmation et re-confirmation, cette date a été repoussée (tard, à la veille de la date convenue, un dimanche soir) au 27-03-2015, cela peut avoir de grandes conséquences si vous êtes pressé, et avez prévu de charger le conteneur pour un départ le lendemain. Vous pouvez alors attendre 3 à 5 jours avant que votre conteneur ne parte avec la même compagnie maritime, perdant une semaine dans le processus et mettant vos clients d’Europe ou d’ailleurs en colère.

4/ Veuillez consulter le fichier joint pour les marques d’expédition.

Informations de base sur les marques d’expédition, pas nécessairement utiles à l’acheteur de meubles qui préférerait certainement voir « colis X sur Y », etc..

==> Nous avons souligné que ces marques d’expédition ne portent pas les informations demandées par notre client.

5/ KD est facile à monter et assembler.

==> OK, nous allons devoir les croire sur parole pour cela…

6/ “Bien noté”.

7/ Le CQ se fera à l’usine dans la province de Dong Nai. Nous vous enverrons des instructions avant la date du CQ.

8/ Pris en compte.

A cause du sol accidenté de l’usine, il sera très difficile de tester la stabilité de manière adéquate.

==> Il n’y avait pas d’espace plat adéquat dans l’usine le jour de notre visite (ce qui est une réalité dans presque chaque usine. Le meilleur que vous pouvez obtenir, comme ce fut le cas ici, c’est une grande feuille de verre où disposer les meubles et vérifier leur stabilité…).

Les résultats détaillés et conclusions tirées dans ce document reflètent les découvertes de ABC au moment et lieu de l’inspection seulement. Une preuve d’expédition n’est ni proposée, ni sous-entendue. Ce rapport ne libère pas le fournisseur ou fabricant de toutes ses obligations, contractuelles ou autres, amenant le client à réparer, remplacer, ou pour tout dédommagement d’un quelconque produit ou d’une partie d’un produit, sur lequel pourraient se trouver ou se développer un état défectueux. ABC n’assume aucune responsabilité et ne peut en aucun cas être tenu responsable pour tout état défectueux, au-delà de ceux clairement détectables, dans les limites des services d’inspection demandés par le client.

Problème qualité	Photo	Solution
Lignes tressées non parallèles Une préoccupation courante présente sur de nombreux modèles.	Le tressage vertical n’était pas droit	Les ouvriers ont aligné le tressage
Marques sur les capsules métalliques des pieds de meubles		Les capsules identifiées ont été remplacées
Tables déséquilibrées à cause de feutres endommagés		Les feutres ont été remplacés pour que les tables et fauteuils soient   équilibrés

Tressage endommagé laissant le cadre métallique visible		Les articles identifiés ont été réajustés par les ouvriers
Tressage endommagé laissant le cadre métallique visible		Les articles identifiés ont été réajustés par les ouvriers
Irrégularités dans le tressage		Les ouvriers les ont corrigées
Composants en métal (acier inoxydable) sales		Un polissage pour enlever les taches et les marques était            nécessaire sur les éléments identifiés
Composants métalliques avec des irrégularités		Les plus visibles ont été remplacés par des meilleurs
Les dimensions de chaque article ne sont pas toujours respectés (mais dans la tolérance de 5% jugée acceptable)		Dans le cas le plus flagrant, une table mesurait 190 cm de long  au lieu de 200 cm. Nous avons appelé Marko, et obtenu son  approbation. D’autres variations ont été notées mais n’étaient  pas vraiment significatives et n’avaient pas d’incidence, que ce  soit sur  l’apparence (design) ou le confort du mobilier
Les coins de la table en verre ne correspondent pas bien au cadre de la table		En serrant les vis du cadre, les écarts ont été réduits à un niveau acceptable
Feutres émoussés ou tordus sous des pieds de chaises		Remplacement des plus endommagés, les autres n’affectaient   pas la stabilité de l’article en question
Tressages déformés ou tordus, dus à la chaleur excessive		Le coin entier a été extrait et refait sur cet article avec un nouvel osier
Les marques d’expédition ne mentionnent pas tous les détails demandés à l’origine		Après appel et consultation avec le client, nous avons eu son approbation pour continuer avec les marques d’expédition du fournisseur
Couche de peinture sur le cadre ébréchée		Nous avons demandé à ce qu’une nouvelle couche de peinture soit appliquée, puis à enlever les tâches de peinture sur l’osier
Du matériel n’était pas de bonne qualité		Voir ci-dessous, dans certains cas, nous avons dû remplacer le composant entièrement
Un composant matériel métallique s’est cassé lors de nos tests en raison de son métal mince et de faible qualité		De nouveaux composants ont été soudés entre eux pour remplacer ceux de faible qualité. Moins attrayants visuellement (mais cachés dans le cadre, sous le tissage), ils sont cependant beaucoup plus résistants.
Le système de jonction sur ce composant a été bloqué dans une position inopérable		Avec des outils, nous avons extrait la pièce défectueuse et l’avons remplacée

Après cette journée de CQ, les retours que nous avons fait à notre client étaient bons, dans le sens où l’usine est douée dans son cœur de métier qu’est le tissage. Les principaux problèmes sont venus des composants métalliques, feutres en caoutchouc, etc., ce qui est un problème récurrent pour toute expédition de ce genre. Si vous n’êtes pas présent avant le chargement, tout ce genre de problèmes ci-dessus seraient découverts trop tard, quand la marchandise arrive en Europe, sans pouvoir y faire quoi que ce soit. Effectuer un CQ (contrôle qualité) de ce type peut vous éviter beaucoup de frustrations et même de perdre de l’argent, quand vous ne pouvez plus résoudre les problèmes, une fois que vous avez reçu la marchandise à destination.

Plus d’informations sur ce type de mobilier rapide (fast furniture) acheté à bas prix en Asie par les enseignes de la grande distribution mondiales.